Deset nejrelevantnějších úvah o úspěšném provedení virtuálního QMS auditu

Obrázek 1: Audit provedený ve virtuálním prostředí podniku představuje skvělý kompromis, navíc neohrožuje úroveň bezpečnosti ani kvality. Všechny obrázky poskytla společnost Abaco Systems Obrázek 1: Audit provedený ve virtuálním prostředí podniku představuje skvělý kompromis, navíc neohrožuje úroveň bezpečnosti ani kvality. Všechny obrázky poskytla společnost Abaco Systems

Výroba nemůže donekonečna čekat, proto zvažte 10 následujících doporučení pro úspěšné zvládnutí virtuálního auditu (audit na dálku) systému řízení kvality.

V době, kdy mnozí začali praktikovat práci z domova (home office) a pravděpodobně všichni zažíváme sociální distancování, se pandemie covidu-19 stala opravdovou výzvou pro pracovní prostředí. Během této doby se zdá nepravděpodobné, že by výrobní společnosti mohly získat certifikaci systémů řízení kvality způsobem, jakým tradičně proces certifikace v podniku probíhá. Výrobní podnik však musí i nadále usilovat o kvalitu a bezpečnost svých produktů a prokázat odolnost vůči tržním a ekonomickým výzvám.

Pro společnost Abaco Systems Inc., jejíž dozorový audit byl již dlouho naplánován a termín vycházel na vrcholné období propuknutí pandemie covidu-19, bylo nanejvýš důležité, aby byl poprvé v historii proveden virtuální audit, tak aby společnost nepřišla o certifikaci dle AS9100. AS9100 je rozšíření certifikace ISO9001 o další požadavky na systémy řízení kvality pro letecký, vesmírný a obranný průmysl. Společnost Abaco ve spolupráci s certifikační agenturou TÜV SÜD Americas provedla nezbytné změny v procesu auditu. Tyto změny zahrnovaly každodenní virtuální zahájení auditu následované sérií jednání, kdy vedoucí společnosti Abaco řídil virtuální schůzky s auditorem; na závěr každého dne proběhlo shrnutí projednávaných témat. Poté, co se společnost Abaco přizpůsobila změnám v souvislosti s pandemií covidu-19, pokračovala již tradičním způsobem v získávání plnohodnotné certifikace dle AS9100 (viz obrázek 1).

Při zpětném pohledu je třeba vzít v úvahu 10 faktorů, aby i vaše organizace mohla excelovat v případě auditu uskutečněném ve virtuálním prostředí.

  1. Diskutujte o možnostech auditu

Různé druhy auditů jsou prováděny za různým účelem: může se jednat o počáteční certifikaci, dozorový audit či recertifikaci. V závislosti na typu auditu a certifikační agentuře to může nebo nemusí být ideální řešení pro vaši společnost, což záleží na načasování, okolnostech a schopnostech vašeho auditorského týmu. V případě dozorového auditu si auditor může připravit otázky na základě již existujícího vztahu s vaším certifikačním orgánem (na základě počáteční certifikace). Dozorový audit se tedy pro proces virtuálního auditu v praxi jeví jako vhodnější než počáteční certifikace nebo recertifikace.

  1. Naplánujte program auditu

Přijetím jasně definovaných bodů programu auditu interními a externími týmy se přispěje k tomu, že všichni zúčastnění budou vědět, co mohou od auditu očekávat, jaký bude celkový rozsah, které procesy, technologie a parametry se budou projednávat atd. Tento předpoklad je zcela zásadní pro zachování organizované struktury a zajištění toho, aby do každé diskuse byly zahrnuty všechny nezbytné strany a proces auditu byl plynule dokončen.

  1. Buďte technicky zdatní

Technická zdatnost je králem – technické problémy nebo selhání prezentační techniky se mohou ukázat jako nepřipravenost; všichni zúčastnění zažívají trapné pocity, když technika nefunguje, jak má, spojení padá atd. Organizace musí mít zvládnuté telekomunikační dovednosti na jedničku, pokud chce bezproblémově projít procesem virtuálního auditu. Společnost Abaco běžně používá telekomunikační software (Skype, GoToMeeting a další platformy), ale pokud víte, že ve vaší organizaci je telekomunikační technologie teprve v plenkách, pak na tom pořádně zapracujte, jinak zažijete neúspěch a zklamání.

  1. Buďte správně naladěni

Váš podnik se pohybuje v určitém rytmu s nastavenými plány, směnami, dávkami a podobně. U auditu probíhajícího tzv. naživo mají auditoři možnost sledovat zaměstnance nebo se mohou vrátit později, pokud není ideální doba. Avšak u virtuálního auditu může být agenda mnohem přísnější a možnost „vrátit se později ve vhodnější okamžik“ nebude jen tak fungovat.

  1. Zaměřte se na vizualizaci

Aby společnost Abaco mohla do auditu vnést živé vizuální podněty, byla schopna v reakci na otázky auditorů předložit fotografie prokazující soulad s předpisy. Měli rovněž připraveny videozáznamy, které pohotově prezentovali. Dali si tu práci a předem připravili grafy, obrázky, videa a další vizuální pomůcky, takže audit pak běžel jako po másle, ale nebylo to zadarmo, zodpovědní lidé se na audit poctivě připravovali a pak mohli sklízet ovoce (viz obrázek 2).

PLE2009 MAG Abaco Fig 3Obrázek 2: Ben Branham, vedoucí oddělení kvality ve společnosti Abaco Systems, ukazuje, že pro virtuální audit je nezbytné perfektně ovládat různé telekomunikační nástroje a co nejvíce používat materiály podporující vizualizaci diskutovaných témat

  1. Dbejte na zabezpečení dat

V rámci auditu naživo mohou auditoři pozorovat dění kolem sebe a dělat si poznámky, ale chráněné (patentované) informace se nezaznamenávají ani nezachovávají v elektronickém formátu. Mnoho společností se řídí přísnými pravidly ohledně pořizování fotografií nebo videí v podniku, ale tato pravidla se stávají výzvou nebo překážkou, kterou je třeba překonat tváří v tvář virtuálnímu auditu. Před samotným auditem je nezbytně nutné získat potřebná oprávnění a je vhodné objasnit, jak a kde budou data sdílena nebo uložena, kdo bude mít přístup a na jak dlouho. Stávající dohoda o mlčenlivosti se může nebo nemusí dotýkat této situace a vyjadřovat vztah mezi organizací a certifikačním orgánem.

  1. Buďte v bezpečí

Bezpečnost výroby je dosahována dodržováním přísných postupů a pravidel a neustálým vnímáním okolní situace. Je důležité si uvědomit, že pro křehké výrobní prostředí může být virtuální audit vhodnější variantou, protože ve skladech a jinde nezpůsobí častá přerušení výrobního procesu. Pokud se však auditor účastní výrobního procesu podniku prostřednictvím videokonference, pracovníci jej fyzicky nevidí, a tak může jejich pozornost vůči rizikům polevit. Každý zúčastněný zaměstnanec musí učinit taková opatření, aby se mohl plně věnovat svěřenému úkolu, tak aby byla během auditu zachována bezpečnost v maximální možné míře (viz obrázek 3).

PLE2009 MAG Abaco Fig 4Obrázek 3: Zvláštní osobní ochranné prostředky (OOP), které jsme nuceni v období pandemie používat, společně s virtuálně prováděnými audity mohou vytvářet potenciální rizika na pracovištích, proto je důležité, aby pracovníci navzdory tomu všemu věnovali maximální pozornost prováděným úkolům

  1. Buďte důkladní

Audit prováděný ve virtuálním prostředí předem vyžaduje zvýšené úsilí v procesu jeho plánování; musíte přesně vědět, kam sáhnout pro potřebné informace. Když auditor čeká a čeká, až mu příslušný jedinec odprezentuje požadované záznamy, ale ten není schopen je najít a kliká všude možně, je to stresující pro všechny zúčastněné. Z tohoto důvodu je důležité, aby ti, kteří jsou dotazováni, měli potřebné soubory jasně uspořádané takovým způsobem, aby údaje byly v průběhu kladení otázek snadno přístupné. Celková povaha virtuálního auditu se intenzivněji zaměřuje na písemný proces a jeho úspěšné provedení tím pádem více závisí na tom, zda budou k dispozici důkladně zdokumentované záznamy.

  1. Buďte připraveni

Možná existuje mylná představa, že virtuální audit je jednodušeji proveditelný než ten naživo, ale opak je pravdou. Virtuální audit vyžaduje mnohem rozsáhlejší plánování a přípravu jak pro organizaci, tak pro certifikační agenturu. Auditor na vás bude mít připravené otázky a bude vyzbrojen důkladnou znalostí procesů, silných i slabých stránek vaší organizace. Bude vědět, kdy a jak klást otázky, a půjde do detailů, aby se ujistil, že zavedené procesy jsou účinné pro udržení standardů, které splňují požadavky na certifikaci. Forma auditu je rozdílná, ale proces je stejně přísný, ne-li ještě přísnější.

  1. Buďte sami sebou

Stejně jako je tomu u jiných auditů, váš tým kvality a kontrolní tým certifikační agentury mají stejný cíl: prověřit a dokázat, že váš systém řízení kvality je živým, dýchajícím a plně funkčním systémem. Máte příležitost předvést důkazy o neustálém zlepšování provozních činností s hmatatelnými výsledky. Toho je dosaženo jasnou komunikací, rozsáhlým plánováním a vynikajícím vztahem mezi organizací a certifikační agenturou.

Pár myšlenek na závěr

Společnost Abaco intenzivně spolupracovala se společností TÜV SÜD, aby se přizpůsobila měnícímu se prostředí a byla hrdá na své úspěchy, zejména na sílu a inovačního ducha celého týmu. Mark Alpert, viceprezident pro obchodní záležitosti společnosti TÜV SÜD America, prohlásil: „Jsme hrdí na to, že můžeme opět certifikovat společnost Abaco dle AS9100. Tento úspěch demonstruje neochvějný závazek společnosti Abaco vůči svým zaměstnancům, zákazníkům a kvalitě. Společnost TÜV SÜD America tyto hodnoty sdílí a rychle reaguje na nově vzniklé podmínky, aby byla schopna zajistit, že její auditorské služby budou moci být poskytovány na dálku způsobem, který klade problematiku bezpečnosti obou organizací na první místo, aniž by byla obětována kvalita nebo poskytované služby.“

Řízení a údržba průmyslového podniku

Časopis Řízení a údržba průmyslového podniku již přes 10 let patří mezi neodmyslitelný zdroj informací v oblasti průmyslové údržby a diagnostiky. Část obsahu je z pera licenčních autorů Plant Engineering z USA.

www.udrzbapodniku.cz