Smlouva o poskytování údržby: 6 kroků vedoucích k úspěchu

Smlouva o poskytování údržby: 6 kroků vedoucích k úspěchu

Najměte zkušené profesionály, avšak nezapomeňte na vzájemné budování vztahu.

Variabilní náklady. Tato dvě slova způsobují zmatek a doslova spoušť v přání manažera podniku ohledně předvídatelnosti, co se týče rozpočtu jak na údržbu, tak i na investiční projekty. Pokud je provozní kapacita zařízení vysoká, může být podpora údržby plně využita s krátkými prostoji.

U průmyslových odvětví podléhajících periodickým výkyvům objemu zakázek, kdy kolísá využívání podniku, manažeři často outsourcují některé, někdy dokonce všechny činnosti údržby. Účinné a efektivní řešení představuje výběr kvalifikovaného dodavatele pro oblast údržby a udržování interního týmu, který se zaměřuje na prediktivní a preventivní údržbu. 

Výhody dodavatele pro oblast údržby

Zkušený dodavatel pro oblast údržby je schopen lépe vyhovět měnícím se požadavkům na dovednosti a kvalifikaci personálu. Dodavatelé mají dostatečnou zásobu kvalifikovaných lidí, kteří mohou být rychle nasazeni, zatímco vedoucímu údržby to trvá měsíce či roky, než zaučí nového zaměstnance natolik, aby byl schopen samostatné práce v podniku.

Někteří manažeři se pokoušejí čelit kolísavé poptávce na trhu tím, že nevyužitá pracovní síla převezme úkoly, které nespadají do její klíčové kompetence v oblasti údržby, jako je například práce na investičním projektu.

Tento přístup pouze přesouvá mzdové náklady z rozpočtu na údržbu do rozpočtu na investice. Nicméně dovednosti potřebné pro údržbářské práce nejsou vždy v souladu s těmi, kterých je zapotřebí v rámci investičních projektů. Například mechanická nebo elektrická způsobilost pracovníka údržby je sice přenositelná, ale jeho pracovní postupy a chování se liší.

Toto má obvykle za následek zvyšování nákladů a prodlužování časového harmonogramu do takové míry, že investiční projekt již nesplňuje finanční cíle, na základě kterých byl původně schválen. Nákladově efektivnějších výsledků bývá dosaženo, když týmy údržby a investic pracují každý po vlastní ose a nepletou se jeden druhému do práce. 

Řešení námitek vlastníka procesu

Manažeři, kteří se zdráhají přijmout tento model, mají tendenci se domnívat, že vlastní zaměstnanci se budou lépe starat o podnik a jeho provozuschopnost než „cizí“ dodavatel. Zkušený dodavatel pro oblast údržby však ví, že jeho pověst a schopnost růst závisejí na jeho schopnostech získávat si reputaci každodenní optimalizací produktivity pracovníků a sdílením osvědčených postupů v oboru.

Interní pracovní síla nemusí jednat se stejným pocitem naléhavosti, zejména když v daném období není dostatek zakázek. Zaměření interního týmu na efektivní podnikové procesy vytváří prediktivní a preventivní kulturu údržby. Když interní experti předvídají nebo zjišťují vadu, mohou vznést požadavky na dodavatele, aby provedl opravu nebo výměnu konkrétního zařízení, zatímco oni se nadále zaměřují na optimalizaci objemu výroby. 

Výběr nejlepšího partnera pro oblast údržby

Co by měl manažer podniku udělat pro výběr nejlepšího partnera pro oblast údržby, když už má k dispozici výše uvedené informace?

  • Zaměřte se na dovednosti a relevantní zkušenosti. Na velikosti firmy dodavatele docela záleží. Vybraný dodavatel musí mít dostatečně velkou personální a řemeslnou základnu, která může rychle reagovat na potřeby podpory během dovolených, na požadavky ohledně nárazového zvýšení počtu kvalifikovaných pracovníků a na vybudování podpory při výpadku výroby. Vyhledejte dodavatele, kteří mají odborníky na procesy prediktivní a preventivní údržby a řídí vlastní tým, jenž je schopen nepřetržitě zvyšovat provozuschopnost vašeho podniku. 
  • Plánujte dlouhodobý vztah. Dodavatelé chtějí pro své zákazníky vytvořit něco hodnotného a na to potřebují dostatek času. Tříletá smlouva s možností dvouletého prodloužení v závislosti na odvedeném výkonu pomáhá dodavatelům a podnikovým týmům vybudovat důvěryhodný a úspěšný vztah. Získané poznatky o podniku se časem prohlubují a dodavatel má dostatek příležitostí vnést do provozu přidanou hodnotu. 
  • Zvažte možnost uzavření smlouvy založené na odvedeném výkonu. Smlouvy založené na odvedeném výkonu mají velký vliv na chování řídicího týmu zákazníka i dodavatele a na pracovní režim realizačního týmů dodavatele. Pokud výkonnost dodavatele nesplňuje očekávání, může být snížena hodinová sazba. Naopak v případě, že dodavatel odvádí vyšší výkony a přináší úspory nákladů, měl by mít možnost podílet se na těchto úsporách. Dodavatel, který je ochoten jít do rizika snížení hodinové sazby, prokázal svou schopnost řídit rozpočet, harmonogram, rozsah a práci.
  • Sestavte vzájemně odsouhlasené klíčové ukazatele výkonnosti (KPI).Smlouva založená na odvedeném výkonu funguje pouze tehdy, jsou-li kritéria realistická a jasně definovaná. Klíčovými ukazateli výkonnosti musejí být rozhodující aktivity podniku, které lze měřit objektivně. Kritéria měření by měla být náročná, ale dosažitelná. Obě strany musejí souhlasit se zavedenou metodikou, podle níž může dodavatel sdílet dokumentované úspory.
  • Ustanovte výkonný řídicí výbor. Na obě strany musí dohlížet vyšší management kvůli řešení vzniklých problémů, shodě všech zúčastněných stran s vytyčenými cíli a kvůli sledování pokroku. Aktivní výkonný tým je dalším indikátorem toho, že dodavatel údržby je plně zapojen a schopen zajistit bezporuchový provoz či předvídat případné poruchy.
  • Uvědomte si, že nízká cena za poskytované služby neznamená vždy nižší náklady. Proveďte hodnocení dodavatelů na základě poskytované hodnoty, nikoli jen podle ceny. Promluvte si s jejich zákazníky, abyste posoudili výši dodané kvality. Ačkoli jsou náklady důležitou součástí hodnoty, nepředstavují jen jediný faktor. Nízká cena totiž není zárukou dlouhodobého úspěchu.  

Bill Wasilewski je vedoucí oddělení. Process and Industrial ve společnosti Zimmermann.

Řízení a údržba průmyslového podniku

Časopis Řízení a údržba průmyslového podniku již přes 10 let patří mezi neodmyslitelný zdroj informací v oblasti průmyslové údržby a diagnostiky. Část obsahu je z pera licenčních autorů Plant Engineering z USA.

www.udrzbapodniku.cz